Idea stworzenia spisu włodarzy stolicy Małopolski zrodziła się w Urzędzie Miasta Krakowa w 2007 r. Prace nad kompletnym pocztem 708 rządców Krakowa trwały ponad trzy lata.
W przedsięwzięciu UMK udział wzięło m.in.: Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego, Biblioteka Naukowa PAU i PAN w Krakowie, Muzeum Historyczne Miasta Krakowa, Archiwum Kapituły Włocławskiej oraz Węgierskie Archiwum Krajowe w Budapeszcie.
Opieki merytorycznej nad projektem podjęli się: prof. dr hab. Jerzy Malec, prof. dr hab. Zdzisław Noga oraz dr Kamila Follprecht.